La communication est à l’entreprise ce que le cœur est au corps humain. Elle fait circuler l’information, nourrit les relations humaines et maintient l’organisation en vie. Mais, tout comme le cœur peut rencontrer des problèmes, la communication verbale en entreprise aussi.

Nombreuses sont les entreprises qui se heurtent à des barrières de communication, qu’elles soient dues à des différences culturelles, générationnelles ou simplement à des malentendus. Combien de projets ont été retardés à cause d’instructions mal interprétées ? Combien de talents ont été perdus à cause de feedbacks mal formulés ou mal reçus ? Et combien de fois des équipes entières ont-elles été démoralisées à cause de rumeurs ou d’informations mal communiquées ?

La communication verbale est la pierre angulaire de la compréhension mutuelle, permettant aux équipes de s’aligner sur des objectifs communs, aux managers de guider efficacement et aux employés de s’exprimer pleinement. Cependant, sa maîtrise est loin d’être innée. Elle nécessite une attention constante, une formation et une pratique régulière.

Dans ce contexte, comment peut-on améliorer la communication verbale pour éviter les incompréhensions et garantir une collaboration harmonieuse ?

Plongeons-nous dans les secrets de la communication verbale en entreprise, explorons ses défis et découvrons comment elle peut devenir un atout majeur pour toute organisation.

Qu’est-ce que la Communication Verbale ?

La communication verbale en entreprise est souvent comparée à une monnaie d’échange, un moyen universel permettant aux individus de partager des idées, des sentiments et des informations. Mais qu’est-ce que cela signifie exactement ?

Définition et portée

L’étymologie de Communication vient du latin communicare qui signifie « mettre en commun ». Et celle de Verbale, verbum qui veut dire « parole ».

Communiquer verbalement, c’est l’art d’exprimer ses pensées et son ressenti à travers les mots, qui sont prononcées par la voix, à un interlocuteur. Cette forme utilise le langage comme principal outil d’échange. Chaque mot, chaque phrase, chaque intonation a son importance, et peut influencer la manière dont le message est reçu et interprété.

Et bien sûr, la communication est présente dans chaque aspect de la vie professionnelle et personnelle.

Communication verbale vs non verbale

Si la communication verbale est une mélodie, la communication non verbale en est le rythme. Ce sont deux inséparables, où les mots sont soutenus par le langage corporel, les gestes et les expressions faciales.

Lorsque nous pensons à la communication verbale, nous avons tendance à nous concentrer sur les mots que nous utilisons. Mais la communication est un iceberg, et les mots ne sont que la partie visible. Sous la surface, un monde de signaux non verbaux ajoute de la profondeur, de la nuance et de la complexité à nos interactions.

De même, un manager peut utiliser à la fois des mots et des gestes pour transmettre ses objectifs de manière claire et impactante. Le non verbal permettant une compréhension plus riche et plus complète, lorsque vous y prêtez attention, englobe tout ce qui n’est pas dit. Le célèbre économiste Peter Drucker disait un jour :

« La chose la plus importante en communication, c’est d’entendre ce qui n’a pas été dit. »

Peter Drucker

L’importance de bien communiquer en entreprise

La communication verbale en entreprise c’est comme l’huile dans un moteur de voiture, permettant à toutes les pièces de fonctionner ensemble et sans friction. De la même manière, une entreprise est un ensemble complexe d’individus, de services et de fonctions qui doivent communiquer sans heurts.

Donc bien communiquer est important. Et bien une fois que cela est dit, vous n’êtes pas plus avancés ! La question est de savoir Pourquoi la communication verbale en entreprise est-elle si importante ?

Communiquer verbalement, en définitive parler ou dialoguer… vous avez appris, c’est acquis.

Vous connaissez certainement ce petit schéma :

Certes vous pouvez être plus ou moins bon orateur, vous exprimer plus ou moins facilement selon le contexte, la situation, votre interlocuteur et tout un tas d’autres paramètres.

Cependant, à quoi sert-il de communiquer si votre interlocuteur n’a pas compris ce que vous avez dit ? C’est la principale difficulté de la communication.

Par conséquent, un double enjeu se dessine : pour distinguer l’importance de bien communiquer en entreprise :

Comprendre et se faire comprendre.

Vous découvrirez quelques astuces pour atteindre cet objectif dans les paragraphes suivants.

Partant de ce principe fondamental, vous appréhenderez avec plus de hauteur les conséquences négatives que peut générer une mauvaise communication.

En voici les cinq principales :

Des directives ambiguës : La mauvaise interprétation peut entrainer des erreurs coûteuses, à la fois sur le plan économique mais surtout sur le plan humain. Qu’il s’agisse d’instructions pour un projet ou pour une simple tâche, communiquer de manière claire et précise est essentielle pour garantir que tout le monde est bien sur la même longueur d’onde.

Des désaccords deviennent des conflits : Les désaccords sont inévitables dans tout environnement professionnel. C’est lorsqu’ils se transforment systématiquement en conflit que cela devient problématique. Les conflits naissent le plus souvent de malentendus. Et le seul outil qui permet de désamorcer les tensions, c’est la compréhension mutuelle qui passe par une communication efficace.

Du manque d’engagement et de la démotivation : Les mots et la manière de les prononcer, ont le pouvoir de susciter la motivation et l’implication de chacun. A contrario, une personne ou un leader qui communique mal sur sa vision et ses attentes, peut devenir contre-productif et ne pousse pas l’équipe à donner le meilleur d’elle-même.

Des relations détériorées : Que ce soit avec les collègues, les supérieurs, les clients ou les usagers, une communication inadéquate ou maladroite peut écorcher les relations professionnelles. Si vous ne vous sentez jamais écouté ou si vos conversations ennuient votre interlocuteur, ces situations engendrent une perte de confiance, créent un sentiment de méfiance et provoquent un sentiment d’irrespect.

De erreurs dans la prise de décision : Lorsque la communication est mauvaise et que les infos circulent peu ou mal, le processus décisionnel peut s’en trouver entraver. Si toutes les parties prenantes ne sont pas correctement informées ou si certaines perspectives sont négligées, vous vous apprêtez à faire des choix sur la base d’informations incomplètes ou erronées.

En somme, la communication verbale en entreprise est le fil conducteur qui relie tous les domaines importants d’une équipe. Elle influence tout, de la productivité et de l’efficacité à la satisfaction jusqu’au bien-être des employés. Maîtriser cette compétence est donc essentiel pour toute entreprise qui souhaite prospérer dans le paysage concurrentiel d’aujourd’hui.

Les Techniques pour Améliorer sa Communication Verbale en Entreprise

Qui n’a jamais ressenti cette gêne lors d’une conversation qui semble forcée, où les mots ne viennent pas naturellement et où l’intérêt de l’interlocuteur semble s’évaporer ? Nous avons tous connu ces moments où notre capacité à communiquer nous fait défaut.

Mais rassurez-vous, ce n’est pas une fatalité ! Affûter sa communication verbale, c’est comme aiguiser un vieux couteau, rendant chaque coupe plus précise et plus efficace.

Aujourd’hui, nous allons explorer quatre techniques clés pour affiner votre communication verbale. Ensemble, nous allons transformer ces moments d’incertitude en échanges enrichissants, vous permettant de tisser des liens solides et de vous exprimer avec confiance.

1. L’écoute active

L’écoute active est à la communication verbale ce qu’une terre fertile est à une plante. Elle permet aux mots de prendre racine et de faire fleurir la compréhension mutuelle.

L’écoute active n’implique pas seulement d’entendre ce que la personne dit, mais aussi de comprendre son intention, ses émotions et son point de vue.

Cela peut se traduire par des signes de tête, des réponses verbales et des relances pertinentes, sans couper la parole et sans montrer de signes d’impatience à la personne qui s’exprime.

2. La reformulation

La reformulation, comme un miroir, reflété la clarté et la profondeur du message. Elle consiste à répondre en reprenant ce qui vient d’être exprimé, mais avec vos propres mots. Cela peut semblait simpliste en surface, mais dans un contexte professionnel, la reformulation est une puissante technique aux multiples avantages.

En reformulant par « Si j’ai bien compris… », « C’est vrai que… », « Comme vous venez de le dire… », vous montrez à votre interlocuteur que vous l’avez écouté et que vous cherchez à comprendre son point de vue. De plus, elle offre à la personne l’opportunité de préciser le fond de ses pensées. Essayez, c’est magique !

3. Le questionnement

Poser des questions, c’est ouvrir le coffre-fort de la compréhension. Dans la communication verbale en entreprise, en posant des questions, vous démontrez à votre interlocuteur que vous êtes véritablement engagé dans la conversation, que vous y portez de l’intérêt et que vous essayez d’en apprendre plus.

C’est aussi une manière d’orienter la discussion ou d’identifier les zones d’ambiguïté en alternant différentes formes de questions.

! Point de vigilance : trouver le bon équilibre entre reformulation et questionnement !

Si la reformulation et le questionnement sont précieux dans votre boite à outils, il est essentiel de les utiliser avec discernement.

Tout comme une trop grande quantité de sel peut gâcher un plat, trop de reformulation ou de questions incessantes peuvent perturber une conversation.

Abuser de la reformulation peut donner l’impression que l’on doute constamment de sa propre compréhension et peut devenir inconvenant.

De même, un excès de questionnement peut sembler intrusif ou donner l’impression que l’on met l’autre personne sur la défensive. L’art de la communication verbale en entreprise réside dans la capacité à équilibrer écoute active, reformulation et questionnement, en veillant à ce que chaque outil soit utilisé à bon escient pour enrichir l’échange et non pour le surcharger.

4. Le langage corporel

C’est tout ce qui ne s’entend pas mais peut s’observer facilement. Le langage corporel est notre « part animale », c’est comme regarder la télé en mettant le son sur « mute ».

Chaque mouvement, chaque posture, chaque geste a une signification.

La posture : Elle reflète souvent votre état d’esprit et votre confiance en nous. Une posture droite et ouverte peut indiquer une attitude confiante et réceptive, tandis qu’une posture voûtée ou fermée peut trahir une certaine réserve ou une faible estime de soi.

La gestuelle : Vos mains parlent souvent avant vos mots. Un geste peut renforcer ce que vous dîtes ou, au contraire, trahir une contradiction entre vos paroles et ce que vous ressentez réellement.

La démarche : La manière dont vous marchez peut en dire long sur votre humeur et votre assurance. Une démarche assurée et énergique peut montrer une personne déterminée, tandis qu’une démarche hésitante peut indiquer de l’incertitude ou de la timidité.

Les mouvements : Ils peuvent être conscients ou inconscients. Un tapotement du pied peut trahir de l’impatience, tandis qu’un hochement de tête peut montrer l’accord ou l’encouragement.

L’intonation de la voix : Même si cela s’entend, l’intonation est étroitement liée à notre langage corporel. Elle donne de la couleur à vos mots. Une voix monotone peut sembler désintéressée, tandis qu’une voix modulée, avec des variations de ton, peut captiver votre auditeur et renforcer votre message.

En entreprise, être conscient de son langage corporel et savoir le décoder chez les autres est essentiel. Cela permet non seulement de renforcer l’efficacité de votre communication, mais aussi de décrypter chez vos interlocuteurs tout ce qui n’a pas été dit.

Conclusion : L’Art Subtil de la Communication en Entreprise

Nous pouvons dire que la communication verbale en entreprise est un équilibre délicat, semblable à un puzzle que l’on doit assembler.

Chaque pièce, qu’elle soit verbale ou non verbale, a sa place unique, et c’est leur assemblage qui crée une image complète et cohérente.

Au centre de ce puzzle, la communication verbale est la pièce maîtresse. Elle donne forme et substance à nos échanges, établissant les bases sur lesquelles les autres pièces viennent s’ajuster.

Cependant, un puzzle ne se limite pas à une seule pièce. Les techniques d’écoute active, de reformulation et de questionnement déterminent le cadre du puzzle, définissant les contours et mettant en valeur le tableau global. Elles guident la conversation, s’assurant que chaque élément trouve sa place et son sens.

Enfin, la communication non verbale vient compléter et enrichir l’image. Elle ajoute des nuances, des détails et des profondeurs à la conversation, renforçant ou modulant le message verbal. Notre langage corporel est le fond sur lequel toutes ces pièces viennent s’ajuster. Il est omniprésent, influençant chaque interaction, chaque échange, et joue un rôle crucial dans la manière dont nos messages sont perçus et interprétés.

Lorsque toutes ces pièces s’assemblent, nous réalisons que la communication verbale en entreprise est bien plus qu’un simple échange de mots. C’est un art, une science, une compétence essentielle qui cimente la réussite de nos interactions professionnelle. Mais, comme tout puzzle, elle nécessite une vision claire et une main habile pour l’assembler.

C’est là que notre expertise entre en jeu.

Ne laissez pas votre entreprise et vos collaborateurs tâtonner dans l’obscurité de la communication.

Rejoignez notre formation « Améliorer sa communication verbale et non verbale » et apprenez à assembler chaque pièce avec précision, pour créer une image claire et impactante.

Dans le monde professionnel d’aujourd’hui, la capacité à communiquer efficacement n’est pas seulement une compétence, c’est une nécessité !. Et nous sommes là pour vous guider à chaque étape.