Manager l’activité de son équipe est au cœur de la réussite dans toutes les entreprises et organisations. Imaginez une machine bien huilée, où chaque pièce joue un rôle crucial pour assurer le bon fonctionnement de l’ensemble. De la même manière, chaque membre d’une équipe apporte sa contribution unique à la réalisation des objectifs de l’entreprise. Cela dit, sans une gestion adéquate, cette machine peut rapidement se gripper, entraînant des défaillances, des erreurs et une baisse de performance, la conduisant lentement à la panne totale.

Malheureusement, de nombreux encadrants ou dirigeants tombent encore trop souvent dans les pièges courants du management organisationnel, souvent sans même s’en rendre compte, et ne sont pas en mesure de gérer efficacement l’activité leurs équipes. Ces erreurs, bien que subtiles, peuvent avoir des conséquences dévastatrices sur la performance globale de l’entreprise.

Mais alors, quel est l’impact réel de ces erreurs sur la performance de l’équipe ? Et comment les éviter pour assurer une gestion optimale des activités ?

Dans cet article, nous plongerons au cœur de ces questions, en explorant les 5 erreurs courantes que les managers commettent et en proposant des solutions éprouvées pour les surmonter. Si vous êtes prêt à transformer la manière dont vous gérez votre équipe et à débloquer son plein potentiel, alors bonne lecture à vous !

Erreur n°1 : Méconnaissance de la stratégie globale

La stratégie globale d’une entreprise est le plan directeur qui guide toutes ses actions et décisions. Elle est la boussole qui oriente l’ensemble des activités de l’entreprise. Cependant, une erreur fréquente dans de nombreuses organisations est la méconnaissance de cette stratégie par les équipes opérationnelles. Cette méconnaissance peut avoir des conséquences graves sur la performance de l’équipe et, par extension, sur la réussite de l’entreprise.

Impacts de l’ignorance stratégique

Imaginez une équipe de football où chaque joueur a sa propre idée de la stratégie à suivre. Le résultat serait chaotique. De même, si les membres de votre équipe ne comprennent pas la stratégie globale, ils peuvent travailler dans des directions différentes, gaspillant ainsi des ressources précieuses. Sans une compréhension claire de la stratégie globale, les décisions prises au niveau opérationnel peuvent être incohérentes ou même contraires aux objectifs stratégiques de l’entreprise.

Solutions pour une vision alignée

Pour éviter ces écueils, il est essentiel de garantir une communication transparente et régulière sur la stratégie globale à tous les niveaux de l’entreprise. Les managers doivent s’assurer que chaque membre de l’équipe comprend non seulement ses responsabilités individuelles, mais aussi comment elles s’alignent sur les objectifs plus larges de l’organisation. Des sessions de formation, des réunions d’équipe dédiées et des outils de communication interne peuvent être utilisés pour renforcer cette compréhension.

En conclusion, ignorer la stratégie globale peut entraver la performance d’une équipe. Pour manager l’activité de son équipe efficacement, il est crucial que chaque membre comprenne et adhère à cette stratégie. Cela crée un sentiment d’appartenance, renforcel‘engagement et assure que toutes les actions sont alignées avec la vision de l’entreprise.

Erreur n°2 : Ne pas fixer d’objectifs clairs

Fixer des objectifs clairs est essentiel pour conduire votre équipe. Sans une direction claire, il est facile de se perdre. Pourtant, l’omission de cet élément est une erreur courante dans de nombreuses entreprises, et ses conséquences peuvent être dévastatrices sur les résultats attendus.

Les conséquences d’objectifs flous

Sans une vision claire de ce qu’ils sont censés accomplir, les membres de l’équipe peuvent se disperser, travaillant sur des projets qui ne sont pas ajustés avec la stratégie globale de l’entreprise.  Sans objectifs clairs, votre équipe peut se retrouver à travailler sur des tâches non prioritaires, ce qui peut entraîner une perte de temps et d’efforts. De plus, cela peut entraîner une baisse de la motivation, car les membres de l’équipe ne voient pas comment leur travail s’inscrit dans le tableau d’ensemble. Les employés ont besoin de sentir que leur travail a un but.

Établir des objectifs SMART

Les objectifs SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes, Temporellement définis) sont un excellent moyen de donner une direction claire à votre équipe. Par exemple, au lieu de dire « Réduire les délais », un objectif SMART serait « Réduire les délais de traitement des dossiers A de 2 jours au cours du prochain trimestre ».

Une fois les objectifs définis, ils doivent être communiqués à toute l’équipe. Cela garantit que tout le monde est sur la même longueur d’onde et travaille vers les mêmes buts. Des outils de gestion avec des indicateurs de mesure cohérent (KPI) de peuvent aider à suivre les progrès par rapport aux objectifs fixés et à s’assurer que l’équipe reste sur la bonne voie.

En définitive, fixer des objectifs clairs est un élément fondamental pour manager l’activité de son équipe. En prenant le temps de définir, de communiquer et de suivre ces objectifs, les managers peuvent s’assurer que leur équipe est alignée, productive et orientée vers la réussite.

Erreur n°3 : Mauvaise priorisation des tâches

La gestion des tâches est au cœur de l’efficacité d’une équipe. Malgré tout, nous observons régulièrement une mauvaise priorisation de ces tâches dans le management. Dans un contexte où chaque action compte pour la réussite globale de l’entreprise, comprendre et éviter cette erreur est essentiel. Cette méprise peut entraîner des conséquences non négligeables sur la productivité et la réalisation des objectifs.

Impacts d’une mauvaise hiérarchisation des tâches

Si les tâches essentielles ne sont pas identifiées et que les urgences ne sont pas traitées en premier, cela peut entraîner des retards dans les projets qui ont un impact direct sur la stratégie globale de l’entreprise. De plus travailler sur des tâches secondaires, alors qu’il y a plus important est clairement une perte sèche de temps d’efficacité.

Méthodes pour une priorisation efficace

Vous pouvez utiliser un outil très connu, simple d’utilisation et ultra performant : la matrice Eisenhower par exemple, pour déterminer quelles tâches sont urgentes et importantes. Cela vous aidera à décider quelles tâches doivent être traitées en premier. Il existe d’autres outils comme Trello qui peut également aider les équipes à visualiser, organiser et prioriser leurs tâches. Pour finir, vous pouvez mettre à l’ordre du jour de vos prochaines réunions la gestion des priorités, afin de s’assurer que tout le monde est bien « aligné ».

Pour conclure, la mauvaise priorisation des tâches peut avoir un impact significatif sur la performance de l’équipe et, par extension, sur la réussite de l’entreprise. Pour manager l’activité de son équipe avec efficacité, il est essentiel de mettre en place des outils et des méthodologies qui garantissent que chaque tâche est traitée selon son niveau de priorité.

Erreur n°4 : Planification rigide et sans flexibilité

De nos jours, la capacité à s’adapter rapidement aux changements est essentielle. Malgré ça, nous constatons que de nombreux managers se sentent rassurés en adoptant toujours la même planification, sans marge de manœuvre.

Les dangers d’une planification inflexible

Une planification trop rigide et fixe entraîne une incapacité de réaction lorsque les imprévus ou des problèmes inattendus se produisent. En cause : une mauvaise planification des activités et emploi du temps qui déborde. Les conséquences ne s’arrêtent pas là, la frustration et le stress s’installent confortablement au sein de l’équipe. Vos collaborateurs sont sous pression pour respecter un plan qui n’est plus pertinent.

Adopter une approche agile

Les méthodes d’agilité sont souvent facteurs de réussite. En utilisant des méthodes comme SCRUM ou KANBAN, vous définissez un cadre de planification d’activité simple et précis, et élargissez le champ d’action. Toutefois, cela demande des efforts d’adaptation et d’accompagnement de mise en place pour les organisations novices en la matière. Mais c’est un peu comme suivre un programme fitness avec un coach dédié, dans lequel vous allez changer vos habitudes en adaptant votre alimentation et travailler certaines parties du corps que vous n’avez jamais travaillées auparavant…

En résumé, bien que la planification soit essentielle pour manager l’activité de son équipe de manière optimale, il est tout aussi important de garantir une certaine flexibilité. En étant assez ouvert d’esprit pour reconnaitre les limites d’une planification rigide et en adoptant des méthodes plus adaptatives, les entreprises peuvent rester compétitives et réactives face aux défis du marché.

Erreur n°5 : Mauvaise répartition des tâches

La répartition des tâches est un élément fondamental pour manager efficacement l’activité de son équipe. Comme dans une équipe de football, chaque membre joue un rôle clé. Sans approche d’une répartition efficace des rôles et des tâches de chacun, la volonté à produire un travail de qualité décline.

Conséquences d’une répartition inégale

Imaginons une agence de marketing où un graphiste est constamment sollicité parce qu’il n’ose jamais contredire vos directives contrairement au reste de l’équipe… Conséquences : il est surchargé, ressent intérieurement de la frustration, ses collègues se sentent délaissés et sous-estimés, et en plus l’agence perd des parts de marché par manque de créativité.

Une mauvaise attribution ou répartition des tâches, déséquilibre non seulement la charge de travail entre les collaborateurs, mais impacte aussi leur motivation et par ricochet la qualité de leur travail.

Stratégies pour une distribution des tâches équilibrée

Commencez par évaluer régulièrement les compétences (savoir-faire) et les comportements (savoir-être) de vos collaborateurs. En cartographiant de manière précise leurs forces, leurs faiblesses, vous serez en mesure de répartir équitablement le travail, en fonction des missions et de leurs capacités à réaliser celles-ci. Mais prenez garde à communiquer en toute transparence votre mode de fonctionnement à toute l’équipe. De ce fait, il y a de fortes chances que cela encourage certains à exprimer leurs préférences et préoccupations, ce qui, analysées avec intelligence, vous permettra d’améliorer l’implication de chacun.

Ainsi, pour manager l’activité de son équipe et veiller à partager le travail de manière équitable, c’est comme être le chef d’orchestre d’un ensemble musical. Si on donne le mauvais instrument à un musicien, ou un tambour à un violoniste, la mélodie est compromise. De même, en entreprise, attribuer la bonne tâche à la bonne personne est essentiel pour une partition parfaite.

Prendre conscience des erreurs à éviter pour bien manager l’activité de son équipe

Manager l’activité de son équipe est comparable à la préparation d’une équipe de football pour un grand match. En tant qu’entraîneur, chaque décision que vous prenez, chaque stratégie que vous élaborez, a un impact direct sur la performance de votre équipe sur le terrain. Si vous négligez les objectifs, ne planifiez pas un programme d’entrainement varié, ne prenez pas en compte les forces et faiblesses de chaque joueur, ou si vous ne développez pas d’une tactique de jeu adaptée à l’adversaire, les chances de victoire sont minces.

De la même manière, en entreprise, commencez par éviter ces 5 erreurs courantes dans le management des activités et à mettre en œuvre les bonnes pratiques, vous orientera vers la réussite. Tout comme un entraîneur de football qui se remet constamment en question, cherche à s’améliorer et adapte sa stratégie en fonction des circonstances, un manager doit être flexible, à l’écoute et prêt à apprendre.

Après avoir lu cet article, si vous souhaitez des éclairages précieux, et obtenir le meilleur « plan de jeu » adapté à votre contexte professionnel, vous pouvez d’ores et déjà vous inscrire à notre formation

Des sessions sont ouvertes :

Alors chaussez vos crampons, et préparez-vous à visez la victoire !

Bonne chance dans cette aventure managériale !